| 芙蓉台自治会 |
芙蓉台の個人情報の取り扱いについて
「個人情報保護」に関する取組みを２０２４年度末から開始しています。
多くの方は、初めて耳にする事になると思いますので、その経緯から報告します。
Ⅰ．「個人情報保護」に関する取組み開始の経緯
（１）まず、「個人情報保護」については、保護法の改訂（平成２７年）に伴い平成２９年
５月から、これまで対象外だった自治会の名簿等も「個人情報保護法」のルールに沿っ
た取り扱いが求められています。
（２）そんな中、今年２月に令和７年度新役員・組長の名簿の作成と配付を例年通り実施し
た所、「個人情報違反」（個人情報取得時に利用説明がない、本人の同意を得ずに第三者
に提供がされている）の指摘（苦情）を住民の方から受けました。←これが取り組みを
開始した大きな経緯です。
（３）急ぎ対応として、同月のＲ７年度新役員・組長会議の受付にて指摘の名簿をすべて回
収し、改めて同会議の席上で、名簿の作成・配付の「目的と提供先について説明および
第三者への情報開示の同意」を得て、再度名簿作成と配付を実施しました。
（４）一方、直ぐに三島市役所の関係部署に上記の報告（急ぎの対応は了解を得た）と、今
後の対応について相談、再発防止策を検討する事とし、結果を３月度役員会に報告「個
人情報保護」に関する取組みを進める事にしました。
Ⅱ．個人情報保護法の基本と個人情報の取り扱いのポイント
以上の経緯で「個人情報保護」に関する取組みを開始したのですが、次に「個人情報保護
法」の基本知識、自治会との関係は何か、具体的に何を決めて何を管理するのかを以下に
纏めました。
（１）「個人情報保護法」の基本知識
Ａ．どんな法律？
個人情報の有用性には配慮しつつ個人の権利利益を保護するために個人情報を適切に
取り扱うルールを定めた法律
Ｂ．個人情報って何か？
生存する個人に関する情報で「ある特定の人物」だと分かるもの
例えば、自治会員Ａさんの氏名・生年月日・住所・連絡先・家族構成等
（２）自治会との関係は？
Ａ．前述の通り平成２９年から自治会も個人情報保護法の対象になりました
Ｂ．自治会運営には、組織化、活動および各種連絡などで会員の個人情報の把握が必要で
あり、保護法の対象ですが、名簿などの情報を取り扱ってはいけないのではなく、取
り扱いルールを明確にして適切に運用・管理する事が求められているのです。
（３）具体的に何を決めて、どの様に運用・管理するのか？
「取り扱いのポイント」は次の通り、それぞれにルールを決めて、運用・管理する事
Ⅲ．現状の進捗と今後の予定
（１）進捗状況
Ａ．「個人情報」の取り扱いルール（運用・管理方法）の検討
ａ．現状認識として現在、個人情報を取得している項目、情報を第三者に開示してい
る項目を整理し、上記の取り扱いのポイントで運用・管理すべき内容を取り纏めて
「個人情報取り扱いルールの基礎版」としました（７月中）。
ｂ．「個人情報取り扱いルールの基礎版」に基づく、運用・管理の試行
今年度必要な ●個人情報の取得 ●個人情報の開示（利用）について「個人情報
取り扱いルールの基礎版」に沿った運用・管理の試行を開始（８月上）しました。
実行した内容を簡単に紹介します。
ｃ．「防災用住民台帳」は今年度、２丁目が提出順番であり、従来の提出依頼に上
述の個人情報に関する事を記載し提出依頼をした。最終的に情報開示の同意を得る
事をお願いしています。
ｄ．「芙蓉台ことぶき名簿」（上記の防災用住民台帳から名簿作成）にも個人情報に関
する事で利用目的、開示先、利用後の名簿の回収方法および廃棄について記載し、
特に情報の漏洩防止対策を実施する事の重要性を記載した。
ｅ．まだ進行形の部分ですが以上の事柄は全て「記録に残し」、「監査対象」とする事
を考えています。
ｆ．上記の「取り扱いルールの検討結果」「試行の開始」については、役員会に報告
承認の上、実行しています。
（２）今後の予定
Ａ．今後も、年度内に予定されている、個人情報の取得依頼および情報開示、その他管
理を「個人情報取り扱いルールの基礎版」に基づき、一つ一つの運用・管理を試行し
て問題点の洗い出しを行なっていきます。皆様のご理解・ご協力をお願い致します。
Ｂ．以上の試行結果も反映させて、最終版の「個人情報取り扱いルール」を作成し、今
年度末の定期総会に上程・審議頂く予定でいます。
多くの方は、初めて耳にする事になると思いますので、その経緯から報告します。
Ⅰ．「個人情報保護」に関する取組み開始の経緯
（１）まず、「個人情報保護」については、保護法の改訂（平成２７年）に伴い平成２９年
５月から、これまで対象外だった自治会の名簿等も「個人情報保護法」のルールに沿っ
た取り扱いが求められています。
（２）そんな中、今年２月に令和７年度新役員・組長の名簿の作成と配付を例年通り実施し
た所、「個人情報違反」（個人情報取得時に利用説明がない、本人の同意を得ずに第三者
に提供がされている）の指摘（苦情）を住民の方から受けました。←これが取り組みを
開始した大きな経緯です。
（３）急ぎ対応として、同月のＲ７年度新役員・組長会議の受付にて指摘の名簿をすべて回
収し、改めて同会議の席上で、名簿の作成・配付の「目的と提供先について説明および
第三者への情報開示の同意」を得て、再度名簿作成と配付を実施しました。
（４）一方、直ぐに三島市役所の関係部署に上記の報告（急ぎの対応は了解を得た）と、今
後の対応について相談、再発防止策を検討する事とし、結果を３月度役員会に報告「個
人情報保護」に関する取組みを進める事にしました。
Ⅱ．個人情報保護法の基本と個人情報の取り扱いのポイント
以上の経緯で「個人情報保護」に関する取組みを開始したのですが、次に「個人情報保護
法」の基本知識、自治会との関係は何か、具体的に何を決めて何を管理するのかを以下に
纏めました。
（１）「個人情報保護法」の基本知識
Ａ．どんな法律？
個人情報の有用性には配慮しつつ個人の権利利益を保護するために個人情報を適切に
取り扱うルールを定めた法律
Ｂ．個人情報って何か？
生存する個人に関する情報で「ある特定の人物」だと分かるもの
例えば、自治会員Ａさんの氏名・生年月日・住所・連絡先・家族構成等
（２）自治会との関係は？
Ａ．前述の通り平成２９年から自治会も個人情報保護法の対象になりました
Ｂ．自治会運営には、組織化、活動および各種連絡などで会員の個人情報の把握が必要で
あり、保護法の対象ですが、名簿などの情報を取り扱ってはいけないのではなく、取
り扱いルールを明確にして適切に運用・管理する事が求められているのです。
（３）具体的に何を決めて、どの様に運用・管理するのか？
「取り扱いのポイント」は次の通り、それぞれにルールを決めて、運用・管理する事
Ⅲ．現状の進捗と今後の予定
（１）進捗状況
Ａ．「個人情報」の取り扱いルール（運用・管理方法）の検討
ａ．現状認識として現在、個人情報を取得している項目、情報を第三者に開示してい
る項目を整理し、上記の取り扱いのポイントで運用・管理すべき内容を取り纏めて
「個人情報取り扱いルールの基礎版」としました（７月中）。
ｂ．「個人情報取り扱いルールの基礎版」に基づく、運用・管理の試行
今年度必要な ●個人情報の取得 ●個人情報の開示（利用）について「個人情報
取り扱いルールの基礎版」に沿った運用・管理の試行を開始（８月上）しました。
実行した内容を簡単に紹介します。
ｃ．「防災用住民台帳」は今年度、２丁目が提出順番であり、従来の提出依頼に上
述の個人情報に関する事を記載し提出依頼をした。最終的に情報開示の同意を得る
事をお願いしています。
ｄ．「芙蓉台ことぶき名簿」（上記の防災用住民台帳から名簿作成）にも個人情報に関
する事で利用目的、開示先、利用後の名簿の回収方法および廃棄について記載し、
特に情報の漏洩防止対策を実施する事の重要性を記載した。
ｅ．まだ進行形の部分ですが以上の事柄は全て「記録に残し」、「監査対象」とする事
を考えています。
ｆ．上記の「取り扱いルールの検討結果」「試行の開始」については、役員会に報告
承認の上、実行しています。
（２）今後の予定
Ａ．今後も、年度内に予定されている、個人情報の取得依頼および情報開示、その他管
理を「個人情報取り扱いルールの基礎版」に基づき、一つ一つの運用・管理を試行し
て問題点の洗い出しを行なっていきます。皆様のご理解・ご協力をお願い致します。
Ｂ．以上の試行結果も反映させて、最終版の「個人情報取り扱いルール」を作成し、今
年度末の定期総会に上程・審議頂く予定でいます。